中小企業でも、あらかじめ就業規定などに「旅費に関する規定」、いわゆる「旅費規程」を設けているケースは多いといわれます。旅費規程を設けておけば、出張に出かける社員に対して、日当というかたちで概算旅費を前もって支給することができるからです。
社員に支給する出張費は、その金額が常識の範囲を逸脱していない限りは、給与として課税されません。
「常識の範囲内」の判断基準としては、「役員を含むすべての社員において、バランスの取れた基準で計算されているか」、つまり、「旅費規程」そのものが適正であるか――ということがまず問題となります。「旅費規定」において、出張先への距離や役職に合わせてどの程度の概算旅費を想定しているのか、ということが判断の基準となり、「旅費規程」そのものが世間一般の相場からかけ離れていれば、当然、旅費とは認められません。
また、同業種、同規模の企業が一般的に支給している金額と照らし合わせて、社員に支給された概算旅費が適正であるか、というのも判断基準の１つとなります。
ところで、出張の多い社員に対して、毎月、一定額の旅費を支払っているケースもよくあります。この場合も、旅行の実状と照らし合わせて、明らかに業務遂行に必要だと認められるならば給与課税されません。
ただし、支給された旅費が余ってしまう月がある場合、その余った金額部分は給与所得として課税対象となり、企業側に源泉徴収義務が発生するケースがあります。こうしたケースでは、社員が使用した旅費の内訳を会社できちんと把握しておく必要があります。
ひと口に出張といってもその形態はさまざま。単身赴任者が本社での会議のために出張し、それに併せて自宅へ帰省するケースも考えられます。この場合では、職務遂行のための旅費であると共に、帰省のための旅費としての意味合いも出てきます。出張に併せて自宅に帰省するケースでは、職務のために出張する前後１日を帰宅日としているのであれば、その費用は出張費と認められます。（エヌピー通信社）
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